在飯店舉行訂婚儀式的水水請幫忙

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我們家決定在飯店辦訂婚儀式.然後就在同一個場地宴客.
因為結婚當天會跟男方合請全部的親戚朋友.所以這次的宴客只有水外婆.水爸媽的兄弟姐妹.及男方的人參加.不會超過5桌.
想請教已經在飯店舉行訂婚儀式的水水告知.妳們的訂婚儀式的流程.
最重要的是我該如何跟飯店溝通:
(場地是台南的台糖長榮桂冠酒店.因為是年輕的飯店.聽說她們不太懂這些禮俗~@@~)
比如.....
1.需要請她們提供桌子放六禮.
2.需要高低椅戴戒指...那新郎要坐另一張普通的椅子是嗎???
3.水媽媽希望桌上都要桌花.
4.還有其它可以要求配合提供的嗎???

還有.10點半戴戒指.那到12點開桌前大家要做什麼??我想拍照也拍不了半小時吧~~考慮11點半就來開桌好了^^

先感謝各位前輩喔^^