請問喜餅何時訂？

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大家好我是新來的姐妹,有一些問題想請教大家,
我5/11訂婚,請問：
1>喜餅要什麼時候訂啊？我打算訂高帽子的，因考慮到要發餅給同事
想4月初喜帖未出來前，先以E-Mail告知大家喜訊，並統計當天會來
參加喜宴的賓客人數以及餅數，所以4月10日左右再訂餅來得急嗎？
2>其實關於要不要發餅給同事這件事，我也很煩惱，本來打算訂完婚
後星期一上班時，拿幾盒餅大家分享一下喜悅就好，待結婚時如果
同事有包禮我再補請【新竹訂婚，台北結婚】，這樣就可以省下餅
錢。但是爸媽說補請太麻煩，補請當天男友要專程下來新竹，而且
訂婚當天請同事也比較熱鬧......可是......這樣餅錢的預算就要提高
了，嗚......我不想賺人家錢，但也不想打腫臉充胖子，我們同事包禮
行情是1600(有來),1200(沒來)，我在飯店宴客1桌1萬塊，如果夫妻
同來，又給1盒餅，那不就虧大了......結果就被爸媽罵那麼會計算，
這只能截長補短，最重要的是不要失禮於人，讓人在背後講話......
唉....有了面子失了裡子....到底該如何取得平衡呢？大家是怎麼處理
同事的宴客與喜餅問題呢？！
請姐妹幫忙, 謝謝！