請問訂結同日午宴(飯店舉行)的習俗&流程

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請問各位
本周六就要舉行訂結同日午宴了  好多問題還不太確定要怎麼進行
想請問一下
1.男女合請，收禮桌會分開收禮，請問簽名軸可以共用一本嗎？
由於是自助婚紗沒有簽名軸
我有另外做了一份75*50有印照片的指印樹簽名畫
但考量長輩喜好
還是會準備一本傳統的中式簽名軸     
就把簽名軸跟指印樹放在兩邊收禮桌的中間當區隔
不知男女合情分開收禮但簽名軸可不可共用呢?
因為已經有指印樹了   再加碼兩本中式簽名軸好像也簽不滿不太好看

2.當日文定+迎娶+戶外證婚都會在飯店舉行
飯店贈送的蜜月套房會當作女方被迎娶前的女方房間(迎娶前新房)
此外加訂了一間房間作為象徵迎娶完後入的新房(簡稱迎娶後新房)
由於伴娘住得較遠前一晚也會來住飯店
如果先讓伴娘住在象徵迎娶後新房的那一間

儀式當天一早請飯店人員重新整理舖床貼囍字  那之後就請大家不要再碰新床  可以嗎

因為媽媽有點擔心新床不是不能給別人碰

但想說飯店只是象徵又有重新鋪床   這樣處理是否OK呢?

3.當天其中一位伴娘在前兩個月爺爺突然過世
(不過他們家是信基督且爺爺已經告別式出殯) 

我沒有告訴長輩因為怕他們會在意
我知道習俗好像是帶喪的話盡量不要參與到儀式
但也不好意思因為突發的事情改掉伴娘~加上朋友也想當
如果這位伴娘如果還是照樣參加迎娶闖關等流程
但最後我入象徵迎娶完後的新房時他不要進房間
還是連迎娶前的新房最好都不要進比較好
(迎娶前的房型是有客廳跟床的 請他不要進到床那邊的房 在客廳那邊就好) 

是不是就可以了?

再麻煩知道的水水解答喔~謝謝