{J&C}有效率搞定婚宴麻煩事-【婚禮座位表&喜餅發放方式分享】 精華文章

相信家裡第一次辦喜宴的妳一定會遭遇到除了決定婚宴品質最重要的婚禮三大巨頭【婚攝、新秘、婚宴場地(婚顧)】外,另一個號稱婚宴最麻煩也最重要的難題,也就是這篇文章要分享的主題:”賓客人數統計”。另外一個同為婚宴既甜蜜又麻煩的鎖事:”喜餅發放方式及時機比較",也會一併與妳分享

 

【連結】詳細圖文介紹及其他婚禮相關分享可參考: http://team3tutu.pixnet.net/blog/post/205151419-/

 


想當初還在忙著喜帖和影片製作,與婚攝、新秘、婚顧溝通許多拉拉喳喳的事情、焦頭爛額時,jack就不斷提醒我"趕快問妳爸媽女方的賓客人數開始統計了沒?"、"妳們的桌數和我的桌數粗估完,我爸媽才能決定他們的帖子要放的程度…要提醒爸媽趕快開始統計了!!!"→因為我們是男女雙方合請在心之芳庭,桌數有一定限制(A+B全廳上限55桌),所以不能夠像傳統辦婚禮一樣,能夠很豪邁的隨心所欲發喜帖。

 

由於是家裡第一個岀嫁,爸媽沒有嫁女兒、娶媳婦的經驗,離他們結婚的年代也有點久遠...所以一開始還有點輕忽了”賓客人數統計&桌數”這件事,應該說完全無從參考起,也不知從何下手。討論之初,jack就先表態他自己可能要10桌,公婆則是因為先前有嫁過女兒,雖然jack是長子、長孫,但這次我們宴客選在台中,場地比較好但桌數有限, 而且從喜帖的文案開始和雙方父母討論後就定調是以新人的角度邀請,所以 他們的發帖子範圍可大可小。因此扣掉jack的桌數後,先尊重女方看要多少桌,剩餘的桌數他們再視情況發放喜帖。然而爸媽也很含蓄,對於家裡到底請幾桌才夠又完全沒有概念,就 跟公婆商量不然女方先估20桌,中間還一度設想我們的婚宴辦在暑假,有些親友或爸媽的同事都會利用暑假安排出國,或許實際能來的人數不會到20桌,若是jack想請的同學、同事真的很多,可以再讓2-3桌給他。另外一個遲遲未著手編排桌次表、確定桌數的原因在於 ,還沒接近婚期前,很多親友同事很難預測自己到底能不能出席,尤其同事,即使想來先預了不值班,到時還是可能被排班,班數多如果又被卡住了,想換也換不掉。爸媽的同事也是,可能趁暑假安排出國旅遊,預定出遊日期還不確定,也沒能給準確的答覆。更不用說多少都會有親友臨時因為家裡有變化,只好取消原定來參加的計畫。

 

在沒實際一一詢問前,都還不能深切體會賓客人數統計這件事情的嚴重性。然而越接近婚期,爸媽卻開始緊張了,因為與親友同事溝通、確認能來人數的過程中,發現大家都很樂意及踴躍地來參與我們的婚禮,分享家裡第一次辦喜事,他們的寶貝女兒要出嫁的喜悅。因此能來的人數漸漸超出他們的掌控之中。親友都很願意共襄盛舉其實是件值得開心及感謝的事,但當妳的桌數有限時,一則以喜、一則以憂。和爸媽討論後,我們決定以親友優先,而我也將同學、同事的邀請範圍縮小。甚至較晚透露希望能來參與婚禮的朋友有的也只能很感謝地技巧性婉拒,公婆那邊也是很努力地縮減邀請範圍。最終女方的桌數控制在23桌,而且是很危險地把預備桌的coda也用進來的情形下(其實這是不良示範…)。因為辦在心之芳庭,桌數能擺的下的就那麼多,賓客都特地前往了,還遇到爆桌無座位可坐的窘境是不能被允許的。爸媽在"頭摸著燒"的情形下還想出如果到時真的座位不夠,那招待(因為是至親…)忙完後就乾脆先不要入席,在 宴客廳外的走廊拉簾子擺一桌,更甚者改天再請招待們好好吃頓飯加以補償等應變方法。

 


 進入正題…所以這篇文章的重點就是要提醒妳"賓客人數統計真的很重要"

 
雖然實際辦過婚禮的人的共有經驗就是"婚禮前到最後一刻都會有人因故不能前來或突然能來或是多帶人來,使得人數有所變化",就算事前再怎麼精算(發喜帖後一一用電話或是網路確認親友會不會來,能來幾個人,還不只問一次…),最後實際人數都還是多少有些岀入。或許妳會問"如果是這樣,反正最後都會有誤差,那是不是就不用統計到很仔細呢???"  
 
當然不是妳所想的這麼簡單啊!!!!!!!!!!!!!!不然認真計算的人不就都是吃飽撐著
 
事實是…確認賓客人數這個動作的重要性不會因此而減少。除了估的太少,岀現上述爆桌情形很麻煩;估的太多,原先妳跟餐廳說好預定一定會開的桌次可不會因為妳沒開,餐廳就少收妳桌錢。有的餐廳的作法是一樣開這些桌,讓妳把沒吃的菜打包回去。另外比較理想的餐廳作法(例如: 心之芳庭)則是,一樣收妳這些錢,但妳可以選擇擇日找親友來吃。所以這就是預備桌的用義,顧名思義是餐廳會幫妳預備十人份葷菜的食材,有用到則開,沒用到則食材準備費用由餐廳自行吸收。因為是給新人方便的彈性保障,所以預備桌的數目也會有所限制。一般是看妳預定開幾桌(這幾桌不管最後有沒有開,桌錢都是要付的),10%的數量是妳可以使用的預備桌上限(例如:預計開50桌,就會有5桌預備桌空間)。換個角度想,如果我的總人數來到最多的情況是55桌,但實際上會有人臨時不能來阿,那我或許就跟餐廳說我一定開50 or 51桌,剩下的4- 5桌就當預備桌,然後到時候如果能不開的預備桌就盡量不要開。而當天總召的重任就是視每桌出席狀況喬桌,把多出來的人頭想辦法安插進空缺。通常十人桌最多可做到11位大人(像心之芳庭就是不管第11個人是大人或小孩,這就是上限,無法裝進第12張椅子,除非第12個人是個只能由父母抱著的嬰兒)。在舒適和經濟因素考量下,一桌坐8-10人最剛好,但參加親友眾多或是有的親友難拆開的情形下,就避免不了有些桌會到11人了。所以要盡量把好友或是一家人都安排坐一起,有時也會是排座位時會遇到的一大挑戰。而且要注意的是,預備桌一開就是十人份輦菜的低消噢!不會因為妳只是多了兩個人真的喬不進去只好另外開一桌,就只收妳兩人份的錢。所以...衷心的建議是,一開始安排的婚禮座位表,就不要安排到每桌都滿10個人,可以有幾桌是8-9人,當天因應人數變化的彈性較大。舉例來說:今天如果有兩位親友(媽媽帶小孩)突然能來,但妳的桌都已經坐滿10人,最多只能再塞一位,那妳會要他們分開坐嗎?
因此,除了預備桌外,預先留幾桌只坐8-9人,還有找一個 會想辦法幫妳"喬桌"的總召都是很重要的
  
【提醒】招待的部分男女雙方建議各找至少四位,最好是每個族群(例如女方這邊可以分成貴賓桌、女方親戚桌、新娘同學同事桌、新娘父母各自的同事或朋友桌…等等),都可以委託其中一位與這個族群的人皆熟識的人選幫忙做招呼的工作。而總召因為要幫忙喬桌,並且視當天情況決定是否開預備桌,擔任與餐廳人員溝通的單一窗口,所以建議找一位熟知婚禮接待流程且能幫妳全權作決定的熟識親戚較為恰當。

 

下圖為舉例用的"婚禮桌次表表格分享"(因為不知道怎樣設成附件,直接貼上來也會截到表格,所以就用圖片檔… 可以參考看看製作自己的婚禮座位表噢~如果有需要的人跟我說一聲,我也可以直接寄檔案給妳~)

 

 

 

* 以上為部分舉例,需註明桌次、每桌人數 (11 人桌要多擺椅子 ) 、人員名單 ( 預定安排哪些人入座 ) 、名稱 ( 例如心之芳庭會製作桌卡,名稱限 7 字以內 ) ,一桌若坐到 11 人,除了固定 10 人份餐點外,是否另加輦食套餐或素食套餐 ( 需額外加價 ) 。另外需要嬰兒椅也須事先請餐廳準備。

 

總結:

 

11 人桌次:21 22 34 46… ( : 34 桌會爆到 11+1 是因為其中一個是還需要父母抱不會坐嬰兒椅的嬰兒 )

 

+1 輦套桌次: 22 34…( : 46 桌有 11 人卻沒有另外加一輦套是因為有兩個年紀較小的小孩 )

 

+ 素套桌次: 21(2 )

 

加一張嬰兒椅: 21 34…( : 嬰兒椅可要求餐廳除了預定的數量外,另外再多備 2 )

 

對於一桌若坐到11個人,是否另加輦食套餐,不同餐廳的作法不同。例如:心之芳庭的婚顧很貼心,他會告訴妳其實如果是上一整份大家共享的菜餚,十一個人吃份量也是很足夠的。所以如果一桌坐到十一個人,我們要想的需不需要另外加一份葷食套餐(他的建議是只需單獨把每個人一人一份送到面前的那幾道餐點都多加一份即可),而且他也會很貼心地請主廚幫妳先估好另外把這幾份餐點都加一份的話會加收多少錢。以一桌2萬元為例,若是他是以把每道菜都加到十一人份的話,可能就會多收妳2千元,但如果像心之芳庭的作法,可能只需要多加幾百元,不但共享的菜餚11人吃份量是足夠的,就算是一人一份送到面前的餐點,也不會有人吃不到,這樣是比較兩全其美的結果。

 

另外素食餐點要注意的是,因為一桌固定岀十人份的菜,所以如果一桌上限11人,又有兩個素食的親友要同坐時,最好坐到9葷+2素的情況會比較不會浪費餐點。

  

 

↑這張圖只是要告訴妳,通常餐廳都會傳給妳像這樣的座位圖,以便新人安排桌次,可如圖擅用顏色將不同群組註記,方便各群組的招待能更快幫賓客找到座位。

 


   

另外【喜餅的發放方式】也是需要先設想好的噢!

  
首先可將喜餅發放對象分成 會參加婚禮不會到場但會包紅包 的兩個族群:
 
會參加婚禮的人->我們的經驗是選擇以"一個紅包對應一盒喜餅"的方式在宴客當天發放*
(這樣賓客參加完喜宴還能帶喜餅回家更有滿足感)
  
例外:若有特定親友預期會包在一起,例如叔伯輩與各自成家的子女(堂兄弟或堂姊妹)及第三代一同岀席時,可能由長輩代表包一大包,這時就必須先想好是否堂兄弟姊姊各自成家的家庭也要分開送餅。
 
【提醒】雖然喜餅公司都會先要求一個大致的數量。然而只要賓客統計初步出來後,就要開始一一列出哪些人應該會包紅包(因為不管能來不能來,女方只要有收到紅包,不管金額大小,禮貌上都是要回餅的)。如果像我們選擇不能來的人統一婚宴後擇一日期補送喜餅的話,也要先算好婚宴當天跟婚宴後各要向喜餅公司提領多少盒喜餅。
 
* 當日喜餅發放時機之優缺點比較
   
一、收禮金當下即一個紅包兌換一盒喜餅(不管上面列了幾個名字)
   
優點:
 
1.簡單明瞭
2.不會有賓客因提前離席沒領到喜餅
3.毋須製作喜餅提領卡
 
缺點:
 
1.喜餅領取完只能放在座位下方或座位間,場面較凌亂。
2.若桌數較多、場地原本就較擁擠,地上放喜餅可能影響行走動線。
3.賓客散場時可能忘記將喜餅帶走。
 
二、收禮金時,一個紅包換一張喜餅提領卡,統一散場時憑喜餅提領卡兌換喜餅(卡片上註記與禮金簿上相同之編號,領取喜餅時一併將卡片回收,事後可憑卡片編號確認有哪些已包紅包的賓客沒有領取到喜餅)
 
優點
 
1. 喜餅散場時才統一發放,賓客可省去放置喜餅會影響動線的困擾
2. 散場時領取可避免賓客忘記將喜餅帶走
3. 因為賓客在散場時仍需排隊領取喜餅,女方父母有機會可在喜餅發放區一一與親友寒暄,婚攝也能補捉父母與親友互動的畫面。
 
缺點
 
1. 提早離席之賓客可能會是喜餅發放的漏網之魚(因此在喜宴進行中可請主持人特別提醒賓客於散場時記得領喜餅)。
2. 需有至少兩〜三位招待在婚宴接近尾聲、即將散場前就要在外頭準備就緒,負責喜餅發放作業。
3. 為求發放時便於確認(避免重覆發放或是超出預期發放名單),須製作喜餅提領卡。

   
不會到場但會包紅包的人-> 我們是選擇統一婚禮後補發記得事前和喜餅公司溝通他們在婚禮後還能以原折扣追加喜餅的規定期限(例如我們選擇的喜餅{森果香}是宴客後一個月內可以原折扣追加,但必須在預定追加的取貨日前兩星期告知)
 
優點:
 
1. 婚禮前一、兩週是最忙碌的時候,若還要針對不能到場的親友分頭先送餅,可能會讓自己忙的焦頭爛額。
2. 有的親友是臨時因故不能到場。因此若是統一婚禮前先送,還是有少部分婚禮前一、兩天才告知會缺席或是當天到場卻沒領喜餅的人需要事後補發。因此選擇婚禮後發可一併作業。
3. 手工喜餅時效性較短,通常希望趁新鮮送交親友。統一在婚後一個固定日期到店提領(或請喜餅公司寄送到一特定地址),不但喜餅公司作業方便,且婚後時間比較有餘裕,可針對無法到場但有包紅包或是宴客當天沒領喜餅的親友一一親送或郵寄。
 
【提醒】若有當天會岀席卻提前包紅包和送禮給新人的親友,無論採用哪種喜餅發放方式,務必要在禮金簿先註明已包紅包(姓名+金額),當日也要記得將喜餅提領卡請專人先交給對方或是將喜餅親送到對方手上。
 
總結】雖然婚禮座位表&喜餅發放都是說大不大、說小不小的婚宴麻煩事,最後也常需要長輩一起來幫忙。但如果事前用點心、先規劃好,就能讓事情執行起來更順手、婚禮的流程更順暢,參與喜宴的賓客們先能感受到新人滿滿的用心噢