今天想跟大家分享的是婚禮招待的職責以及桌次估算安排的小撇步~

舉辦婚宴時最傷腦筋的應該就是桌次估算了

到底要怎麼拿捏人數、安排宴客當天的座位

而招待又應該有幾個人、總招待與一般招待差在哪裡？

這就讓泡芙媽咪來分享一下自己的經驗~

桌次估算首先是喜帖的派送

我自己的做法是建立一個萬用的excel檔

將訂婚結婚分開，把流程、準備物品、通訊錄等等的所有相關文件都放在裡面

裡面包含了非常重要的喜帖派送通訊錄

除了記載姓名、電話、地址以外

可以將確認過的資訊都紀錄在上面

比如說是不是已經確定會出席、是否會攜伴

喜帖要怎麼送給對方

如果不克前來的話，喜餅要寄送還是請當天出席的賓客帶回

所有瑣碎的細節都可以自己延伸在表格裡面

 

發送喜帖的名單通常是以前曾經「陪對」(台語)、包過紅包的親友

主動表示願意出席的友人以及現在還有保持聯絡的同學等

我自己先大致將腦海裡的賓客名單列入在上述的表格裡

然後在社群網站上稍微透露了自己即將結婚的消息

之後先初步詢問過名單上的同學、朋友

有意願出席的才有發帖！

表示不確定、不一定的則是等到日期更靠近了再次詢問他們

如此一來、桌次的估算便會比較準確

 

因為我在同學、朋友圈中是搶頭香結婚的

所以賓客人數大多落在1~2位

親戚部份交由媽媽、爺爺及外公負責

人數幾乎是完全確定的！

再者，喜帖的數量乘上1.5倍大概就是宴客當天可以出席的賓客人數

以我的訂婚為例：同學部份大約是6~7張帖子湊成一桌

家裡的親友則大約是5~6張

這樣子就可以大概估算桌數啦！

座位表

接著就是下一個步驟：安排座位啦！

不外乎是將同一個生活圈的朋友安排在同一桌

目前一般宴客餐廳的桌子容納人數為10位

盡量讓每桌都有8~10位賓客、剩下的空位則可以穿插零散的賓客

如果零散的賓客年齡相當，不妨將他們放在同一個桌次

可能會比穿插在已經多數是朋友的座席當中有話聊，也比較不會覺得無趣

 

這時候我會先向餐廳索取桌次的配置圖

在洽詢過程當中別忘了先向餐廳確定桌數、可增減的數量等等

像我宴客的餐廳最多可容納28桌，即便不達28桌、現場的桌子也沒辦法撤離

所以就要事先打好算盤、該怎麼做可以讓現場看起來不那麼空洞

 

在桌次配置的部份我考量了以下幾個因素：

1.賓客與新人的熟識程度：

因為在婚禮流程中安排了滿多表演以及互動

包括最賺人熱淚的進場、交手、謝親恩

最能掀起高潮的友情MV、抽捧花等等

這些無疑都需要朋友的熱情讓場子更熱起來

所以我將最要好的朋友安排在走道兩側

接著依序由靠近舞台一直排列至靠近出入口

 

2.別忘了對方的賓客：

無論是訂婚或結婚(訂結一起舉辦就沒有這個疑慮)

訂婚時會有男方的桌次、結婚時當然也有女方的桌次

為了尊重對方的長輩、親友等

還是要把這些桌次安排地靠近主桌、舞台一點

 

3.注意會場的遮擋物、投影幕及動線：

如果流程當中穿插了活動、影片，那麼賓客的視線就非常重要

像婚禮當天，我爺爺的朋友們就完全不在意台上進行的活動、播放的影片

預測到了這一點，我在安排桌次時就把他們放的比較角落

但是當座席中可能有老人或小孩時

則建議可以安排靠近出入口的位置

因為他們通常比較常需要跑洗手間或者是可能會提早離席

 

4.安排後記得詢問家中長輩：

我的婚禮當中，負責聯絡親友的主要分為我、媽媽、外公及爺爺

在安排完桌次以後，我便將桌次表提供給他們過目

畢竟在一場完美的婚宴當中，家中長輩的滿意度還是很重要的！

千萬別一味地顧及自己的同學、朋友是不是很high

但是忘了阿公阿嬤的面子，那可就不好了！

[小物] DIY名條

最後則是招待職責的分享啦~~

總招待的部份參考VW學姐的文章

我將我的婚宴總招待職責列了以下細項：

1.婚宴的總管大人，為新人統籌處理大小事宜

2.事先熟悉賓客座位、招呼賓客並請招待帶位

3.確認酒水之供給數量

4.確認兒童椅需求數量(可直接跟現場服務人員索取) 

5.與餐廳及主持人確認開席時間及開席桌數，並於開席前將未滿之桌數進行併桌

6.確認主桌貴賓以及當日致詞貴賓是否都已到場

7.凡是有關餐食酒水類皆由總招待與主場幹部做確認

8.宴會結束後與主場幹部及總招待清點酒水並結清、發放當天廠商與工作人員的薪水及紅包

 

而總招待適合的人選怎麼挑呢？

我認為最重要的一點是要新人信任、處事圓融且具備決策能力

是不是認識新人所有的親友則是其次

這時候安排招待就很重要啦！

我的建議是視桌次安排招待人數(23桌，安排1位總招待、2位招待)

這兩位招待分別認識我大多數的同學、朋友以及家中長輩的親友

另外還有一位「舞台總監」，在協助確認所有表演的器材及道具後便幫忙招待帶位

如此一來，總招待的「擔頭」就不會那麼重啦

 

讓招待輕鬆完成自己的職務最重要的就是賓客人數的掌握

當天場地的動線安排也要讓招待提前知道

所以在婚禮的前兩天，我便將婚禮的細流、賓客名單及桌次表交給招待

並讓招待知道當天入場以及開桌的時間、提醒總招待抵達會場後先與主持人、餐廳溝通

另外座位上都會有清楚的桌卡，標記每桌賓客的主要族群

可以讓他們更輕鬆、無失誤地帶位，婚禮也可以更流暢地進行喔！

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最後

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