精華文 [Liwa] 完美婚禮的幕後功臣- 如何安排婚禮工作人員,讓婚禮流程更順暢

微粉
2012-05-20
 

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本篇網誌結錄自網誌://bunnytherabbit.pixnet.net/blog/post/45300995

有興趣看詳細圖文版的, 可以到網誌看唷

 

 

相信很多新娘都和我一樣,不管是因為不想多花一大筆錢請婚顧、還是控制慾很強沒婚顧插手的份,最後選擇:就算累死,也要自己一手籌備整個婚禮!能夠有機會掌握計劃自己的婚禮,固然是很幸福的事情,但辦過婚禮的人都知道,【婚禮】真不是一個好惹的傢伙(跪)相信現在如火如荼籌備中的新娘新郎,正在感受婚禮累死人不償命的威力吧!哈哈哈哈哈哈(自以為畢業了就在那幸災樂禍 )

標題是下得驚悚、誇張了點啦~哈哈!因為婚禮這種事情可大可小;內容也可熱鬧豐富、可簡單溫馨,每個人在意的點本來就不一樣。需要的東西也就不同。充裕的時間、簡單的流程可以幫新人省很多力,但想要一場節目豐富又流暢的婚禮,就算新娘規畫地再仔細,當天沒有幾位好朋友當婚禮工作人員幫忙,幾乎是沒有辦法達成的!這個道理就跟魯夫就算再強,想要成為海賊王航向偉大的航道,不能沒有先蒐集夥伴一起GO一樣的道理!>>>我宅了嗎?

因此,今天我要和大家分享:我怎麼安排婚禮工作人員,讓從早到晚訂結婚同天的婚禮,能夠順順走喔!

 

 

首先,先把工作分成:1. 專業工作人員  2. 好友工作人員

1. 專業工作人員:

這裡指的是像:餐廳飯店對應的窗口(飯店婚企)、主持人、樂團、婚禮佈置、婚攝、婚錄等等。

這些人基本上對婚禮都是很有經驗的(不要找太沒經驗的>"<),因此事前需要做的工作就是【充分溝通】

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所謂的【充分溝通】包括什麼呢?

 1) 讓他們"清楚"知道你的需求:

這句話一點都不是抽象的概念喔!因為如果自己都不知道自己想要怎樣的婚禮,要如何請別人幫忙?合作的夥伴又要如何才能做到讓你滿意呢^^不過,如果是自己沒有特殊要求或需要,其實也不錯,至少最後一定會滿意婚禮,不會事後才來說:誰誰誰毀了我的婚禮@@ 老實說,有時候我覺得一些廠商被怪罪的也有點無辜,因為我聽過有些新人事前都沒有提供自己的想法,就說相信廠商專業、然後把所有東西都交給廠商去自由發揮(ex.拍婚紗、場佈等),最後出來成果不滿意才開始挑三揀四,輕則砍掉重練、重則覆水難收,這樣的風險和結果對雙方都不好喔!乖~我親愛的寶貝們不要學!XD

有了對自己婚禮明確的想法和需求之後,最後就是要想辦法化想法為文字,白紙黑字地讓大家有所依據,這樣才算清清楚楚。大家都老了,很容易睡個午覺起來恍如隔世就啥都忘了,所以還是留個檔案或是紙本,讓大家隨時可以複習、查找。

PS.突發狀況發生誰也不願意,事後也於事無補,人生本來就不是完美,大家還是以和為貴喔!


 2) 雙方在整個籌備過程中,維持持續性的互動

有些廠商屬於比較前期就溝通好的廠商,但婚禮的內容,最後常隨著時間改變想法、或因為長輩的"漸進式的深入參與程度"而改變(相信應該很多水水有心得吧XDDDD),因此要讓所有廠商都能update到你最終的計劃、改變的原因很重要喔!這樣可以避免發生掉漆、漏勾的行為出現

 

 3) 當天就是相信他們,既來之則安之

事前功課都做足了,再來就是相信合作夥伴會給你超棒的表現喔!新娘當天不要想東想西!

萬一..... 我說萬一..... 還是發生一些突發狀況,那也只好認了!不然要怎麼辦???

有喔~ 還是有一點辦法的!!!!!  

 

萬一出代誌,被新娘知道,新娘心情可是會大受影響,一個屎臉可就不好了。這時候能讓大事化小、小事化無的長備良藥,就是我今天的重點:我們的婚禮小幫手-好朋友工作人員!(你們覺得我這個串場怎麼樣?還不錯吧!得意.... 哈哈哈) 

 

 

2. 好友工作人員:

和專業工作人員一樣,好朋友工作人員也是"當天重要的工作人員",所以更要充分的溝通喔!

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我的婚禮因為是訂婚儀式&小宴客、迎娶、結婚宴客同一天的關係,然後再加上二次進場有和伴郎伴娘六個人一起跳舞的特別活動,因此婚禮前一個月開始就有一個月一次的跳舞練習,因此需要和朋友討論、請益、配合的部分就更多啦!所以以下我就分:婚禮前準備、訂婚工作、迎娶工作、宴客工作四方面 (因為是從網誌節錄片段過來的, 怕文章太長, 所以當天實際工作的情況我沒有貼過來囉!想要看的麻煩請到網誌),來分別介紹應該怎樣安排好朋友幫忙婚禮?又有哪些工作,應該要分配出去的呢?相信我,多煩一下朋友,會讓新娘當天省事很多,只要輕鬆坐在那邊當花瓶就好  

 

 1. 事前準備:(和專業工作人員分方式差不多其實)

1) 根據婚禮當天的流程,細分工作人員及工作項目

結婚最重要的貼身工作人員,大概就屬伴郎、伴娘了吧!他們也會是最強力的幫手喔!

除了男女儐相,其他的工作人員還有像是:總招待、男女方招待、男女方禮金人員、司機、儀式相關人員(捧橘子、撿扇子、好命婆等)、場控/DVD或音樂播放手、輔助拍照手等等。在這裡我要特別提出一個工作人員,也是我認為最重要的工作人員之一:新娘代理人】


 新娘代理人是什麼?

大家工作的時候不是有時候會請假嗎?這時候不就會有"代理人"要幫忙cover你的工作?

新娘代理人也是一樣的道理。新娘不在現場時,全權由新娘代理人指揮、監督、決定大小事情,廠商有問題、廠商要驗收、甚至廠商要收費用,通通去找新娘代理人!新娘當天很忙,沒有手錶不知道時間、沒有電話無法連絡、也沒有心力擔心有的沒的。這些,請全部讓新娘代理人來擔吧~ 有沒有覺得新娘代理人很偉大?對!她們就是這樣偉大!(愛慕眼神)

媽呀~ 我真感謝我做了指定新娘代理人這件事情,雖然我也忘了我從哪聽來這個稱頭,不過我就是很慶幸我自己請了兩位閨中密友擔任這個工作!(哈哈,沒錯,我還有指定正副手咧....說我是不是一整個很狂XD) 當天我的廠商來了沒、他們有沒有把事情做好我全部都不知道!都是新娘代理人去幫我驗收和搞定的喔!雖然我偶爾會擔心、會問大家,但是大家都會說:"喔那個?好~ XXX會去用,你不要擔心,你就乖乖坐在這裡就好。" 所以那天我整個超~幸福的

 

是說,有人可能會有疑問:幹嘛不叫伴娘幫忙就好了?

因為我覺得伴娘常常需要待在新娘的身邊幫忙處理一些事情,所以新娘不在的時候,伴娘很可能也不在。當天要配合的廠商人數不少,如果廠商要找人都找不到,到時候有問題的話也會很麻煩的!況且,婚禮現場常常超混亂,如果伴娘又要顧首飾、又要跑東跑西,東西很可能會不見或是找不到之類的,反而更麻煩。加上我的伴娘好辛苦,還要跟我一起跳舞,因此最後我決定各司其職,新增新娘代理人這個職缺。(搞得我像總經理一樣)

 

根據我"個人經驗",我覺得:

如果婚禮合辦、參加賓客人數比較多、且節目比較緊湊的婚禮,可以考慮和我一樣請好朋友或兄弟姊妹擔任當天代理人,替新娘/新郎分擔角色、也讓伴娘伴郎負擔輕一點,這樣新人都會輕鬆很多喔!(我們家吳先生最好命啦~) 當然如果有三或六個伴娘那種,就可以直接從裡面分一兩個出來當新娘代理人。

如果婚禮人數沒有非常多、節目比較單純的婚禮,我想兩位伴娘就可以幫你打點一切溜

 

當然,上述的一切,都是建立在:有足夠的親朋好友願意下海幫你的情況啦!

不然這樣其實也挺勞師動眾的,比較不好意思麻煩朋友的新娘,就要自己辛苦一點了^^"

 

 

2) 清楚的檔案,記載婚禮流程、以及每個人對應的工作時間和項目

雖然說大家已經答應要幫忙,但其實大家都要工作什麼的,很難完完全全把事情記牢牢

因此平常除了視事情輕重緩急程度,不時和大家保持聯繫之外

更重要得是要讓大家有所依據,讓每個人都清楚知道當天的狀況,這樣大家也會比較心安喔!

 

舉我的例子來說,婚禮前幾天,我寄了一封"恐嚇信"給好友工作人員們XD

信中有三個附加檔案:當天從早到晚婚禮行程表、工作人員工作內容&連絡表、準備物品清單

詳細記載從早上訂婚、下午迎娶和晚宴的流程,和各種需要注意的事項 (需要檔案請在網誌留言email, 謝謝)

words 

 

恐嚇信裡面就稍微交代一下檔案內容、當天注意事項之類的

並特別指出,當天有事情都請找我兩位新娘代理人XXX小姐、XXX小姐

然後當天我也有準備一人一份的紙本資料,讓大家隨時可以查行程,不會無所適從~

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收到我信的人不知道有沒有壓力很大?哈哈哈哈哈!

我記得一位大學同學跟我說,這比辦他自己的活動壓力還大....   金拍塞!

好啦~ 我也覺得自己有點變態  謝謝大家對我的愛,都那麼願意幫助我、被我虐待XD


我和大學的閨中密友,也就是我的伴娘和新娘代理人,在whatsapp上有設個婚禮特別的群組,所以他們和我都消息靈時差;婚前幾天,他們還主動來我家Re行程,我一個一個念整天流程給他們聽,只能說有他們當家坐鎮的我,真的超幸福滴  將來也是一樣十倍報答奉還

PS. 我當然也有寄當天所有流程+工作人員對應聯絡表給 "專業工作人員",並告知他們新娘代理人的事情,所以當天大家都很聰明,沒有任何一個人打電話給我、找我驗收、收費呢!



3) 根據自己當天要舉行的"節目or活動",安排對應人員規劃or練習

Ex. 像我要跳舞,那我就需要1~2位擅長跳舞的朋友,幫我編舞、教我們大家跳舞!

IMG_0753

(上面四位的動作都不一樣,我現在看簡直快笑死了XDDDDDD)

左邊得是我們兩位伴郎和吳先生練舞的情況~ 嘿嘿!右邊是我們的跳舞老師,我跳舞的歌是她剪的、舞也是她編的,非常有耐心地對待肢障的我..... (含淚) 她是我大學同學的好趴呢!

 

這些朋友超好的,除了婚前一個月開始,每週來參加一次練舞,結婚那週還一起到飯店練習喔!
我心裡超感謝大家願意花自己的時間,來幫我們完成婚禮爆點的節目~  

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特別請飯店婚企幫忙,借了可以練習的場地時間、還鋪了紅毯給大家練習,連主持人也有來唷^o^

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真的好謝謝大家,有兩位伴郎、兩位伴娘、一位編舞老師、一位台步老師和主持人一起來

都是因為有你們,我這個跳舞白痴才有可能在婚禮當天不要出糗  真的是一百個謝謝都不夠!

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是說,這裡插播個幕後花絮...... 雖然蠻丟臉的,但是還蠢得有點好笑XDDDDD

其實我真的很不會跳舞,後來自己跳太爛,朋友在旁邊訕笑,就忍不住跳到崩潰大哭了 

Cry dance1 

超蠢的有點丟臉,水龍頭開了,吳先生趕忙上前嘗試拴緊水龍頭!

Cry dance2 

新娘哭了,只有新郎緊張兮兮,好友們驚訝之餘,只有...... 繼續嘻鬧..... 

你看看!大家一邊吃麥克雞塊,一邊開玩笑地鼓勵(?)我.... 

至於相片&錄影哪來的?我的跳舞老師啦!吼吼吼~ 人家都在那邊哭了,大家還一直這樣 

Cry dance3 

哈哈哈!其實就是因為是很好的朋友,才能夠這樣笑看這一切,而我也才會這樣放肆大哭

Cry dance4 

中間那個柱子未免隔得太好?根本是兩個世界的人嘛!左邊笑看組和右邊崩潰組.....XDDDD

Cry dance5  

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跳舞只是我的例子,如果有人是要找專業的老師教舞、或是不同的節目像情歌唱歌等,也是同樣方式安排,反正就是找一個在你節目方面有專長的朋友,專職專門協助這個項目囉!不然新娘忙都忙不完了,還要在那邊剪歌編舞,會不會太可憐:P

 

4) 當天要交給大家的東西,事先分門別類裝箱,並標示清楚使用時間地點、交給誰

這一點很重要喔!因為婚禮當天要準備的東西實在太多箱、太多袋了,很容易不見

所以我在每一箱東西、每一袋東西上,都有寫 這是什麼時候要用的東西、誰負責拿、聯絡姓名電話等,全部寫在外箱子,大家要顧好自己的東西XDDDD。考量當天飯店會有很多婚禮的關係,我還寫了飯店廳名、XX府宴、婚企名字&電話,以防搞混 :P (我就聽說前一場有人的新人結婚相本不見了,是不是很瞎?但真的會發生哪.....)

另外我還有在準備一張物品清單放在伴娘的手提箱裡,讓他們知道所有的物品清單項目,必要的時候可以點一下有沒有少東西,或是不見了去像誰確認~ 雖然沒出事的時候,這些看起來都有點杞人憂天,不過畢竟訂結婚同一天,當天東奔西走換了好幾個場地:女方家>文定宴客>女方家迎娶>進男方家>晚宴飯店,在哪裡誰丟了什麼都不知道,所以還是小心為妙囉



萬事俱備,大家正式來囉!

因為上面已經說了很多大方向了,細節都在清單檔案裡,所以網誌下文是工作人員實際工作情形, 幕後花絮, 以及一些流程上的小細節, 也是鄭重和大家介紹我的貼身五大金釵(伴娘+新娘代理人)+ "舞"術指導 + 台步&佈置指導 + 輔助拍照手(灑花)啦

因為圖文解說有點多, 所以怕大家懶得看長文就沒貼過來了.... 雖然說這篇還是有點長XDDDD 

 

 

有興趣看介紹工作流程詳細圖文版的水水

歡迎到我的網誌看細節喔!//bunnytherabbit.pixnet.net/blog/post/45300995

如果有需要訂結同天婚禮流程表& 準備物品清單表, 也麻煩到網誌留下email喔^o^

 

謝謝收看~ (灑花)

喜歡文章的話, 歡迎留言給我鼓勵喔! 

如果要去網誌留言跟我認識一下聊聊天, 那我會更開心滴:P

打完收工溜!

 

   

 

 

elf0809
熊熊公主
 
 

 請漂亮的水水把您的流程資料寄給我好嗎?

感恩!

elf0809@yahoo.com.tw

 

水水.你好:

我也想要婚禮流程資料.聯絡表.等等的檔案.

我要一份.在請你寄給我.謝謝你

我的信箱s588233@yahoo.com.tw

 

sylvia771982
貓眼魚
 
 

水水,你好:

可以和我分享嗎

sylvia771982@yahoo.com.tw

minijuflower
JU
 
 

dear LIWA~

超愛看你的分享得~真的很棒~

 

再麻煩你跟我分享你的ˊ檔案喔~

感激不盡~

 

tsaitpc@Hotmail.com

 

 水水真是太厲害了

可以分享資料給我嗎?

感恩

ritalin1231@gmail.com

您好,看到您的文章真的獲益良多,想和您索取資料,再麻煩您,謝謝了 ^^

loveyhorse@gmail.com

 水水好棒~超厲害!可以寄表借我參考嗎?感激^^

mandychu@caremed.com.tw

 

   水水真用心,能分享相關檔案嗎?感謝

    maymaybox@yahoo.com.tw

 

看妳籌備婚禮的用心和聰明程度,真的很讓人佩服!!

希望有機會分享你的經驗^^

shymoons@yahoo.com.tw

 超用心的

可以分享檔案給我嗎
lsh070591@hotmail.com